20-6-2019

Project: VolkerWessels Duurzaamheidsverslag

De komende tijd geeft Primum een inkijkje in welk soort klanten wij bedienen en met wat voor soort opdrachten. Eerder schreef collega Dirk al een blog over een opdracht voor de gemeente Almere. Dit keer vertelt collega Ines over het duurzaamheidsverslag van VolkerWessels.

Primum is sinds het eerste duurzaamheidsverslag van VolkerWessels in 2014 verantwoordelijk voor het eindresultaat. Met het verslag over 2018 was dit dus de vijfde keer. Er komt heel veel kijken bij het coördineren van dit project, vanwege de grote omvang. Het is aan Primum de kunst om relevante content te verzamelen en te selecteren. Daarnaast is een goede afspiegeling van de organisatie en balans van de prestaties van de circa 120 ondernemingen heel belangrijk.

Vijf duurzaamheidsverslagen op rij

In 2014 stond het CSR beleid van VolkerWessels nog aan het begin. In de afgelopen jaren is zowel de vorm, als de structuur en de inhoud van het verslag enorm veranderd. Dat komt aan de ene kant door de professionalisering van het CSR beleid van VolkerWessels. We verzamelen steeds meer data en hierdoor wordt de kwaliteit van de verslaglegging hoger.  Daarnaast wordt de assurance (dat wil zeggen: goedkeuring door een onafhankelijke accountant) over het verslag steeds meer uitgebreid. Aan de andere kant zijn de richtlijnen voor transparante verslaglegging met de tijd mee veranderd. Een voorbeeld hiervan is de integratie van de Sustainable Development Goals.

Het projectteam

Dit project loopt van de voorbereidingen in september tot de publicatie in maart van het volgende jaar en beslaat dus een half jaar(!). We werken verschillende teams. Team ‘data’ is verantwoordelijk voor alle duurzaamheidscijfers. Alle cijfers – van liters brandstof tot opgeleverde woningen - moeten tijdig worden geregistreerd, intern gevalideerd door ondernemingen zelf en tot slot gecontroleerd door team data en de accountant. Dit team bestaat uit vier mensen. Daarnaast staat team ‘tekst’, bestaande uit twee mensen, dat verantwoordelijk is voor het verzamelen van content, het schrijven en redigeren van teksten en het organiseren van beeld en vormgeving. Ook is team tekst verantwoordelijk voor de controle op het voldoen aan de verslaggevingsrichtlijnen zoals de Global Reporting Initiative (GRI Standards). Tot slot is er één projectleider die op hoofdlijnen de planning en voortgang bewaakt.

Duurzaamheidsverslag VolkerWessels

Beeld: Domani (http://domanireport.nl)

Planning en proces

In september komt het projectteam bijeen voor een Project Startup. De planning wordt gemaakt met een onderscheid van mijlpalen voor team data en team tekst. Voor team tekst ligt het grootste werk in de eerste helft, tot de kerst. Tegen die tijd moet een concepttekst gereed zijn voor de reviewers van VolkerWessels. Dat zijn onder andere de Raad van Bestuur, de directeur CSR en de afdeling communicatie. Voor een goede samenhang met het financiële jaarverslag wordt de concepttekst ook door de directeur Investor Relations en de financieel directeur gereviewd. Voor team data ligt de piek juist in januari en februari, waar in relatief korte tijd alle cijfers volledig en kloppend moeten zijn. Dat is waar de beide teams bij elkaar komen: bij het verwerken van de cijfers en de trendverklaringen in de tekst. In deze periode wordt ook intensief samengewerkt met de vormgever.

Vanaf februari tot de publicatie is de planning krap en worden tussentijdse deadlines soms spannend. Dit komt vooral door het proces van wijzigingen. Zowel tekstuele feedback van reviewers als cijfers die veranderen, maken dat op dit punt een goed systeem van wijzigingenbeheer cruciaal is. Hier zijn we inmiddels heel ervaren in geworden.

Ondanks onze ervaring ziet geen jaar er helemaal hetzelfde uit als het gaat om verslaglegging. Dat heeft te maken met de ontwikkelingen die VolkerWessels doormaakt op het gebied van CSR. En dat is juist het leuke en mooie aan dit project! Ieder jaar wordt de voortgang van de prestaties van VolkerWessels goed merkbaar in dit project. Bovendien blijft de productie van het duurzaamheidsverslag voor VolkerWessels voor ons op deze manier uitdagend.

Download het VolkerWessels duurzaamheidsverslag

Benieuwd geworden naar het eindresultaat? Het VolkerWessels duurzaamheidsverslag is te downloaden via de website van VolkerWessels.

Beeld: Domani (http://domanireport.nl)